Article

Cara Jitu Mengatasi Penuhnya Kapasitas Inbox Gmail

Seringkali tanpa Anda sadari, email yang telah bertahun-tahun Anda gunakan telah memiliki ribuan bahkan puluhan ribu email. Bila Anda adalah pengguna layanan email gratis dari Gmail, perlu Anda ketahui bahwa Gmail hanya memberikan kapasitas inbox sebanyak 15 GB atau setara dengan 20.000 email (rata-rata email kurang dari 1 Mb). Untuk mengetahui sisa kapasitas inbox email Anda, lihatlah pada bagian bawah halaman inbox seperti pada gambar di bawah ini.

Tulisan di dalam kotak merah bagian bawah menunjukkan kapasitas email

Menyortir email memang menyita waktu, tenaga, dan pikiran, seperti yang belum lama ini IS Creative pun pernah alami. Desainer-desainer kami kerap melakukan komunikasi dengan para klien menggunakan email, sehingga inbox yang kami rasa cukup ternyata dalam waktu kurang dari 2 tahun saja sudah penuh. Namun demikian, hal tersebut kini bukan lagi masalah dan dapat teratasi dengan beberapa jurus-jurus sederhana.

Pertama, Anda dapat membuat lebih dari satu akun email untuk memisahkan kepentingan pekerjaan, pribadi/sosial, maupun kepentingan lainnya. Kemudian, Anda dapat menggunakan fitur labeling pada Gmail untuk mengkategorikan setiap email yang masuk. Kerennya, fitur Labels Gmail ini memungkinkan Anda untuk dapat memasukkan sebuah email pada lebih dari satu kategori/label.

Kategorikan email Anda dengan fitur Labels pada Gmail

Fitur canggih Gmail berikutnya adalah Filter. Fitur ini memungkinkan Anda mengatur sebuah tindakan otomatis terhadap email yang masuk. Dengan menerapkan Filter, Anda tidak perlu berkali-kali melakukan tindakan yang sama pada email-email tertentu, seperti menghapus notifikasi social media yang tidak perlu, mengkategorikan (melabeli) email-email penting, bahkan membalas email tertentu secara otomatis.

Jika email Anda sudah cukup banyak dan terlanjur menumpuk, buang email yang sudah tidak penting lagi untuk mengembalikan kapasitas inbox Anda. Kami menganjurkan kepada Anda untuk menggunakan search operator untuk men-sortir email-email secara mudah dan efektif.

Contoh penggunaan search operator "from:" untuk men-sortir email-email yang dkirim oleh And

Fitur Search Operator dapat digunakan dengan cara mengetikkan fungsi-fungsi (yang tertera di bawah ini) pada search box Gmail Anda. Kombinasi lebih dari satu fungsi search operator juga memungkinkan, sehingga sorting email dapat lebih terarah, tepat, dan akurat. Berikut ini list fungsi dari search operator dari Gmail yang dapat digunakan:

Apa yang dapat Anda telusuri dengan Operator penelusuran & contoh
Menentukan pengirim

From:

Contoh: from:amy

Menentukan penerima

To:

Contoh: to:david

Kata dalam baris subjek

Subject:

Contoh: subject:makan malam

Pesan yang cocok dengan beberapa istilah

OR atau { }

Contoh: from:amy OR from:david

Contoh: {from:amy from:david}

Menghapus pesan dari hasil Anda

-

Contoh: makan malam -film

Mencari pesan dengan kata-kata yang saling berdekatan. Gunakan angka untuk menyatakan berapa banyak kata yang memisahkan kata-kata yang berdekatan tersebut

AROUND

Contoh: makan malam AROUND 5 Jumat

Pesan yang memiliki label tertentu

Label:

Contoh: label:teman

Pesan yang memiliki lampiran

Has:attachment

Contoh: has:attachment

Pesan dari milis

List:

Contoh: list:info@example.com

Lampiran dengan nama atau jenis file tertentu

Filename:

Contoh: filename:pdf

Contoh: filename: homework.txt

Menelusuri kata atau frasa yang sama persis

" "

Contoh: "makan malam dan film malam ini"

Mengelompokkan beberapa istilah penelusuran bersama

( )

Contoh: subject:(makan malam film)

Pesan dalam folder apa pun, termasuk Spam dan Sampah

In:anywhere

Contoh: in:anywhere film

Menelusuri pesan yang ditandai sebagai penting

is:important

label: important

Contoh: is:important 

 

Pesan yang diberi bintang, belum dibaca, atau telah dibaca

is:starred

is:unread

is:read

Contoh: is:read is:starred

Pesan yang menyertakan ikon warna tertentu

has:yellow-star

has: blue-info

Contoh: has:purple-star

Penerima di bidang cc atau bcc

cc:

bcc:

Contoh: cc:david

Catatan: Anda tidak dapat menemukan pesan yang diterima pada bcc.

Menelusuri pesan yang dikirim selama periode waktu tertentu

after:

before:

older:

newer:

Contoh: after:2004/04/16

Contoh: before:2004/04/18

Menelusuri pesan lebih lama atau lebih baru dari suatu jangka waktu menggunakan d (hari), m (bulan), dan y (tahun)

older_than

newer_than

Contoh: newer_than:2d

Pesan chat

Is:chat

Contoh: is:chat film

Pesan yang dikirim ke alamat email tertentu

Deliveredto:

Contoh: deliveredto:username@gmail.com

Pesan dalam kategori tertentu

Category:

Contoh: category:pembaruan

Pesan yang lebih besar dari ukuran tertentu dalam byte

Size:

Contoh: size:1000000

Pesan yang lebih besar atau lebih kecil dari ukuran tertentu dalam byte

larger:

smaller:

Contoh: larger:10M

Hasil yang sama persis dengan suatu kata

+

Contoh: +unicorn

Pesan dengan header ID pesan tertentu

Rfc822msgid:

Contoh: rfc822msgid:200503292@example.com 

Pesan yang memiliki atau tidak memiliki label

has:userlabels

has:nouserlabels

Contoh: has:nouserlabels

Catatan: Label hanya ditambahkan ke pesan, dan bukan seluruh percakapan.

Upaya apapun dapat Anda pilih untuk mengatasi penuhnya kapasitas email Anda, seperti membuat double account, filter, labeling email, maupun menggunakan search operator seperti yang sudah dibahas di atas. Namun, ada baiknya selain mempraktekkan hal-hal tersebut, memiliki kebiasaan men-sorting email setiap hari dapat mempermudah proses pembersihan inbox Anda di kemudian hari.

Permalink


IS Creative

About the author

IS Creative

IS Creative adalah sebuah agensi kreatif multi-disiplin yang fokus kepada komunikasi visual, desain identitas brand/merek, dan juga multimedia. Kami telah membantu banyak klien-klien untuk mencapai tujuan bisnis mereka dan meningkatkan kualitas citra brand/merek mereka dalam berbagai macam hal. IS Creative selalu berusaha sebaik mungkin untuk menghasilkan karya-karya yang unik dan berkualitas pada setiap proyek kami.